Supermercados e farmácias operam com uma combinação de tributação que poucos setores têm: substituição tributária de ICMS, monofasia de PIS/COFINS em parte da cadeia, regimes mistos e margens apertadas que tornam cada ponto percentual relevante.
Em diagnósticos tributários nesses segmentos, alguns problemas aparecem com regularidade. A seguir, cinco deles.
1. ICMS-ST pago a maior na substituição tributária
Na substituição tributária, o fabricante ou distribuidor recolhe o ICMS de toda a cadeia de uma vez, calculado sobre uma margem presumida de valor agregado (a chamada MVA). O varejista fica desobrigado de recolher o ICMS sobre a venda, porque o imposto já foi pago pelo substituto.
O problema aparece quando o produto é vendido por um preço abaixo da base de cálculo presumida. Nesses casos, o comerciante pagou ICMS-ST sobre uma margem que não se realizou na prática, e tem direito à restituição da diferença.
O STF reconheceu esse direito no Tema 201. Ainda assim, muitas empresas não monitoram a diferença entre a base presumida e o preço real de venda — e acabam deixando de pedir de volta o que pagaram a mais.
2. Base de cálculo do PIS/COFINS maior do que deveria
Tanto para quem é tributado pelo Lucro Real quanto pelo Lucro Presumido, a base de cálculo do PIS/COFINS deve refletir a receita bruta ajustada: sem ICMS-ST destacado na nota, sem devoluções, sem descontos incondicionais.
Na prática, o que se vê com alguma frequência é o cálculo sobre o valor total da nota — sem os ajustes cabíveis. Em operações com alto volume de substituição tributária, o impacto ao longo do tempo pode ser expressivo.
Para supermercados, que trabalham com mix amplo e ticket médio baixo, pequenas distorções na base de cálculo se multiplicam pelo volume de operações.
3. Créditos de PIS/COFINS não aproveitados — aplicável ao Lucro Real
Empresas no Lucro Real apuram PIS/COFINS pelo regime não cumulativo e têm direito a descontar créditos sobre insumos da atividade. O que conta como insumo foi objeto de disputa judicial longa, resolvida pelo STJ em 2018 no REsp 1.221.170, que adotou o critério da essencialidade e relevância.
A interpretação do STJ é mais ampla do que a visão original da Receita Federal. Na prática, isso significa que itens como embalagens, materiais de limpeza usados no processo produtivo, energia elétrica e, dependendo da atividade, até serviços contratados podem gerar crédito.
Farmácias e supermercados no Lucro Real que não revisaram o aproveitamento de créditos após essa decisão podem estar recolhendo mais do que devem mensalmente.
4. Monofasia aplicada de forma incorreta em farmácias
Para medicamentos e produtos farmacêuticos, o PIS/COFINS funciona de forma monofásica: a tributação ocorre na indústria ou no importador, com alíquotas mais elevadas, e o varejista fica com alíquota zero. Isso é bom para o varejista — mas só funciona corretamente se a classificação dos produtos estiver certa.
Quando um produto está classificado com NCM incorreto, ou quando a farmácia inclui na base de cálculo receitas de produtos que já foram tributados na origem, ela acaba pagando PIS/COFINS sobre operações em que a alíquota deveria ser zero.
Revisar a classificação do mix de produtos com regularidade não é tarefa simples, mas o custo de não fazer isso acumula mês a mês.
5. Regime tributário mal dimensionado para o porte e a margem
A escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real tem impacto direto na carga tributária — e ela precisa ser reavaliada quando o faturamento cresce, quando a margem muda ou quando a operação se torna mais complexa.
Em supermercados com faturamento próximo ao teto do Simples ou com margens comprimidas, o Lucro Real pode ser mais vantajoso porque permite aproveitar créditos de PIS/COFINS e compensar prejuízos fiscais. Já para farmácias menores com boa margem em produtos de ticket alto, o Lucro Presumido pode ser preferível.
Não existe resposta única. O que existe é a necessidade de simular os cenários com os números reais da empresa antes de cada ano-calendário — não apenas no momento da abertura.
O que fazer com essas informações
Cada um dos cinco pontos acima pode ou não se aplicar a uma empresa específica. O ICMS-ST só é relevante para quem opera em estados com substituição tributária no produto. Os créditos de PIS/COFINS só existem no Lucro Real. A monofasia afeta farmácias, não supermercados de forma geral.
O caminho é fazer uma análise do caso concreto — verificar qual regime a empresa está, quais produtos compõem o mix, como os tributos foram calculados nos últimos anos e se há valores a recuperar ou ajustes a fazer daqui para frente.